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商洛学院物资设备采购管理办法(2014年10月修订)
2015-03-16 11:41  

第一章 总则

第一条 为了进一步规范完善学校物资设备采购管理程序和机制,保证学校物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作,增强采购工作的透明度和监督力度,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《陕西省高等院校物资设备采购管理办法》及有关法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 所有采购活动要严格执行上级有关政府采购的政策规定,凡符合政府采购要求的物资采购项目原则上报上级主管部门审批纳入政府采购,严格执行相关规定和程序,加强采购项目管理,确保采购活动有序进行。

第三条 本办法适用于未纳入政府采购项目的校内自主采购项目。本办法所指物资设备包括教学科研、后勤服务、图书资料、办公使用的固定资产各类物资设备。凡一次采购金额在1万元以上固定资产类物质,均纳入本办法管理

第四条 纳入学校财务预算的部门办公用品、教学耗材、后勤材料等非固定资产类物品的购置,经相关程序审核后在资产管理处报备。其中:总价值在3万元以下的批量材料、日常零星购置材料、无固定供应商及无法通过招标集中采购的材料,由使用部门直接采购,接受监督部门的监督;总价值在3万元以上、可以通过招标确定供应商的批量购置材料,由学校按询价招标方式确定供应商或集中采购,使用部门收货并入库管理。

第五条 采购活动必须遵守国家有关法律、法规。所有部门和人员必须依法依规组织和参与采购活动。参与采购活动的工作人员要以对学校利益高度负责的态度,力求节约、反对浪费、廉洁高效、履行职责。若采购人员与供应商有利害关系的要申请回避。

第六条 各项采购活动均要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,积极引进市场竞争机制,一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争,选定符合使用要求、性价比高的物资设备。

第七条 学校资产管理处是主管学校物资设备采购的职能部门,负责组织、协调、参与、实施学校的物资设备采购活动。学校监察处、审计处、财务处是依法依纪履行监督采购活动的职能部门。

第二章 采购组织机构的设立及职责

第八条 采购组织机构

采购组织机构包括:采购管理部门、采购工作小组和专家组。采购管理部门是学校的常设机构,采购工作小组和专家组是在采购工作环节中成立的临时性工作机构。采购组织机构各成员机构分工协作、各负其责、密切配合、开展各项采购工作。

第九条 采购管理部门职责

1、资产管理处:担任组长单位,对相关物资设备采购工作业务负总责。主要职责是:负责拟订采购工作方案并具体组织实施采购工作;负责组织或委托招标代理机构组织招标;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购工作小组提交采购资源信息;落实采购工作小组决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;组织所采购物资设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作。

2、监察处:担任副组长单位,依据国家法规和学校相关制度正确履行采购过程监督工作程序及职责;承担监标责任,审核商家资质,监督招标采购和非招标采购的过程及结果;监督检查合同履行情况;参与验收工作。

3、审计处:参与5万元以上涉及工程量核算的物资设备的采购活动;对采购标的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任;参与相关项目验收工作。

4、财务处:对学校确定列入财务预算的购置项目合理安排资金,对因特殊需要经相关机构审批的购置项目追加或调整预算,加强财务预算管理,对采购活动的资金预算项目、资金来源、专项资金管理使用负责。

5、使用部门:全程参与本部门项目的采购活动及项目验收;对标的物的使用功能和产品质量性能负责;对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能向业务主管部门提出建议;对项目建设的收货、安装及调试及售后服务、维修等负责。

第十条 采购工作组的设立

采购工作组是为某一专项采购组建的临时性机构,成员由资产管理处、监察处、审计处、财务处及使用部门相关人员组成,实行组长协调下的部门代表分工负责制,在业务分管校领导的领导下开展工作。采购组的主要任务是:审查购置计划,编制采购任务书;确定采购方式,审验资证,初选公司,必要时组织市场考察;按规定程序组织和监督采购过程,签订采购合同,支付采购资金等。

学校采购工作组可根据工作需要临时设立招标采购工作小组、竞争性谈判小组、询价小组、考察组、评标组。

招标采购工作小组、竞争性谈判小组、询价小组人员组成:

组长:资产管理处负责人

副组长:监察处负责人

成员:使用部门负责人、业务主管部门负责人(必要时),审计处负责人(只参加5万元以上涉及工程量的项目)

考察组由使用部门、资产管理处、监察处等部门人员组成。考察完成后向采购工作组提交考察报告。

评标组:在招标、竞争性谈判时,由招标采购工作小组、竞争性谈判小组成员及专家(3人以上)组成评标组,评标组对项目进行定量与定性评审,对招标采购活动的评标结果负责。

第十一条 建立专家评标制度

从校内外聘请有专业特长的人员组建学校评标专家库,建立健全评标专家管理制度。严格评标专家资格认定,加强对评标专家的培训、考核、评价和档案管理。逐步增大校外专家比重,根据实际需要和专家考核情况及时对专家进行更换或者补充,实行评审专家的动态管理。参与采购活动的评审专家由资产管理处或采购工作小组在学校建立的专家库中抽取。专家组成员对标的物技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

第十二条 采购工作组的成员独立履行本办法所要求的职责,对本次采购活动负责,均有权利和责任对包括质量、价格在内的各项事宜行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应责任。

第十三条 采购工作组议事规则

1、以满足设计和使用要求为前提,依据审定的预算资金额度控制标的质量等级,力求节约;

2、投标报价口径一致,质量、价格、服务并重。同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较;

3、在质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下,价格不封底;在质量、服务同等的情况下、优先考虑有信誉的老客户;

4、各小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议,小组决议会签完成后方才有效;

5、学校采购当事人不得互相串通,损害学校利益和当事人合法权益,不得以任何手段排斥、打击其它供应商参与竞争;

6、资产管理处要对供应商进行资格审查,只有合格的供应商才能参加竞标。采购的任何货物都必须从合格的供应商处获得。

第三章 采购活动的运作方式

第十四条 物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、商务关系存续及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式进行。其中公开招标、邀请招标为招标采购;竞争性谈判、单一来源采购、询价、商务关系存续及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标采购。

(一)招标采购:包括公开招标和邀请招标方式,总价格在30万元以上的项目原则上采用招标方式采购。

1、公开招标:指按照国家有关法律和规定的程序,采购工作小组以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。总价格在100万元以上的项目必须 采用公开招标方式采购。

各部门和采购工作小组不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

2、 邀请招标:指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购方式。符合下列情形之一的可以采用邀请招标的方式采购:

(1)具有特殊性,只能从限定范围的供应商处采购的;

(2)采用公开招标方式时报名参加的供应商不足3家或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

(二)非招标采购:包括竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和商务关系存续方式。总价格在30万元以下的项目原则上采用非招标方式采购。

1、竞争性谈判:指由采购小组按照议定的资质条件,在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上,邀请三家以上供应商投标报价,采购工作小组通过综合评议、竞价谈判,按照“质量保证、服务可靠、价格较低”原则确定供应商的采购方式。

符合下列情形之一的物资设备,报经采购工作小组同意后采用竞争性谈判方式采购:

(1)发布招标公告后没有供应商响应或者没有合格标的重新招标未能成立的;

(2)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(3)不能事先计算出价格总额的;

(4)采用招标所需时间不能满足使用部门紧急需要的;

(5)采购金额在10-30万元的采购项目采用竞争性谈判方式;或总价格在30万元以上,但因技术的复杂性或特殊性要求无法通过招标方式进行采购,质量可靠性要求较高、价格弹性不大的项目也可采用竞争性谈判。

2、询价采购:采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小、采购金额在10万元以内的采购项目,可以采用询价方式采购。采购工作小组根据市场情况,按照“货比三家、集体研究、谈判讨价、择优选定”的原则确定供应商。

3、单一来源采购:符合下列情形之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购。

(1)只能从唯一供应商处采购的;

(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原有供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

4、商务关系存续:指在最近招标考察选定的基础上由使用部门会同资产管理处根据实际需要,由原供应商继续提供某种特定物资设备的采购方式。商务关系存续方式的采购物资原则上应与原采购项目规格型号一致,存续延时期限最长不得超过两年。

第十五条 资产管理处建立常用物资设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格信息等情况。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。采购资源信息库须定期提交学校监察部门备案。

第十六条 对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备,要按照国家有关要求,会同学校保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求,并与供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。同时,防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

第十七条 招标采购应填写《商洛学院招标采购活动备案表》;询价谈判采购活动应填写《商洛学院询价谈判采购活动备案表》;单一来源采购活动应填写《商洛学院单一来源采购活动审定表》;商务关系存续采购活动应填写《商洛学院商务关系存续采购活动审定表》。

第四章 采购工作程序

第十八条 物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到设备验收归档止的工作程序,主要包括立项、邀请供应商、评标(或谈判)、确定供应商、合同谈判、合同签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节。

第十九条 物资设备采购立项与审批

(一)大宗仪器设备采购(≥5万元)立项

各部门根据实际需要,在对市场状况充分调查了解论证的基础上,提出物资设备采购项目及资金计划,填报《商洛学院物资设备采购立项审批表》。审批表的基本内容包括:申请理由、主要用途、物品品种、质量标准、规格型号(需按招标技术要求及规范提供详实的标的物的技术品质及技术性能)、生产厂家、需求数量、预算价格依据、预算金额、经费来源等,经项目主管部门审查、资产管理处核实、业务分管校领导审核后,报院长办公会研究决定(以办公会议纪要作为立项依据文件),填写《商洛学院采购项目实施申请审批表》,交资产管理处按照规定实施采购。

图书、教材等物资采购按学校财务预算作为立项依据。相关业务管理部门必须提交采购图书、教材的具体书目、出版社、版本、数量、预算价格等基本要素,作为立项和采购的技术指标依据。

大宗物资采购申请须提前60天向资产管理处申报。

(二)一般物资设备采购(1-5万元)立项

各部门根据工作需要,填写《商洛学院物资设备采购申报表》,部门领导提出具体意见,由资产管理处根据部门工作实际及已有物资设备资源情况进行审核,业务分管校领导审批,财务分管校领导审定或提交校长办公会研究批复后,使用部门填写《商洛学院采购项目实施申请审批表》,交资产管理处按照规定实施采购。

一般物资设备采购申请须提前30天向资产管理处申报。

(三)所有立项项目必须纳入当年财务预算,立项报告经过财务处审核确认资金来源(财政拨款、非财政专项资金或其他资金)和预算经费额度。采购活动严格控制在审批的预算额度和审定计划的资金额度范围内,经费额度不得随意突破,不得随意增减采购数量和采购品种。确因实际情况需要变更或调整时,变更或调整幅度在10%以内的,分别报经业务分管校领导和财务分管校领导审核同意后执行;变更或调整幅度超过10%的必须报校长办公会研究决定。对于擅自突破采购计划的,学校将追究有关人员责任。

第二十条 确定采购方式,制订采购方案

资产管理处根据立项仪器设备的种类及金额,与监察处、审计处及使用部门共同研究,根据第三章规定确定采购方式,按照不同的采购方式,成立采购工作小组,严格按程序实施采购。纳入政府采购的项目,按有关程序上报批准委托招标代理机构实施招标采购。

第二十一条 招标采购工作程序

招标采购包括公开招标方式和邀请招标方式,按如下程序进行:

(一)发布招标公告与投标邀请书

1、采用公开招标方式的,应当在学校主页的通知公告栏和资产管理处主页的采购信息栏发布招标公告,公告期限为7个日历日。

采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。

2、招标公告或者投标邀请书应当至少载明下列内容:招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

(二)编制招标文件

招标文件由资产管理处负责编制,经采购工作小组确认后,招标文件方可正式对外发放。

(三)接受报名及发放招标文件

投标人代表携带本人身份证件和授权委托书及相关资质原件及复印件按公告规定的时间到采购中心报名,经资格预审合格后,缴纳投标保证金,索取标书。

(四)投标

投标人应当在招标文件规定的提交投标文件截止时间前,按照招标文件规定的提交方式,将投标文件送达指定的地点。

有下列情形之一的,视为无效投标:

1、未按招标文件规定密封的。

2、提交投标文件截止时间之后送达的。

3、投标人名称与投标报名时不一致的。

4、未加盖法人或者单位公章和未有法定代表人或者被授权人签名的。

5、未按招标文件规定格式填写或者字迹模糊不清的。

6、开标时没有按照招标文件要求提交投标保证金的。

7、不符合相关法律、法规、学校规定以及招标文件中规定的其它实质性要求的。

无效投标的认定需经采购工作小组、监督部门及使用部门现场人员签字确认,资产管理处备案。

(五)开标、评标与定标

1、开标

在学校监督部门的监督下,采购工作小组按照招标文件规定的时间、地点组织开标。开标前由监督部门指派的监标人会同招标工作人员核验投标人的身份及资质并请投标人检验投标文件密封情况,无问题时方可开标。开标记录应当由投标人签字确认,监督部门现场监标人对开标的过程进行全程监督并签字确认。

2、评标

评标小组应严格按照招标文件规定的评审标准和方法,从技术性能指标、质量、价格、服务、信誉等方面对投标文件进行客观、公正地评审和比较,确定中标候选人。如果评标过程中专家对投标人有建议或投标文件有疑义的,允许投标人当场释疑并就有关事项(价格、配置、备件、服务等)作出书面承诺;

对于实验仪器等一些专业性强的特殊物资,或质量可靠性要求较高、价格弹性较大的项目,可进行二次报价。报价完成后,由评标专家组成员依据《商洛学院招标项目评标量化评分表》,按照综合评分法进行评定,形成评标结论。

3、无效标和招标失败的规定

评标过程中有下列情形之一的,可根据具体情况,视为无效标或招标失败:

(1)投标文件明显不符合招标文件规定的技术规格、质量要求、检验标准和方法、项目期限等实质性要求的为无效标;

(2)附有招标人无法接受的条件的为无效标;

(3)投标人递交的投标文件有明显错误或有两份以上内容不同的招标文件,或报价不统一的为无效标;

(4)全部投标人最终报价均超过项目预算,学校不能支付的,视为招标失败;

(5)有效投标人不足三家,视为招标失败;

(6)其它原因造成不能评定出最终中标者,视为招标失败。

认定无效标时,经评标小组成员及监督部门签字确认后由资产管理处备案。

出现招标失败情况时,评标小组应填写《招标失败情况表》,说明招标失败的原因,评标小组成员签字并经学校监督部门现场工作人员、使用部门现场人员签字确认。

采购工作小组和监督部门根据招标失败的具体原因,研究决定是否重新组织招标。

4、中标候选人公示和定标

(1)采购工作小组按照评标小组的评审结果,对排名第一的中标候选人在商洛学院网站进行公示,公示期为5天。

(2)中标候选人公示结束后,如无异议,排名第一的中标候选人为中标人。

(3)如排名第一的中标候选人放弃中标,或公示期间有举报并经核实中标候选人存在违纪违规或舞弊行为的,经采购工作小组和学校监督部门核实确认后,可以依次递补后续中标候选人为中标人。

5、发出中标通知书

公示期结束后,如无异议,采购工作小组在3个工作日内向中标人发出中标通知书,同时将评标结果通知所有未中标的投标人。

中标通知书具有法律约束效力,项目单位不得擅自改变中标结果。

6、退还投标保证金

中标通知书发出后5个工作日内,退还未中标人的投标保证金;中标人的投标保证金在合同签订后转为履约保证金,项目验收合格后予以退还。对已提交投标保证金但未参加投标的,投标保证金不予退还。

第二十二条 非招标采购工作程序

非招标采购包括为竞争性谈判、单一来源谈判、询价采购等,操作程序如下:

(一)成立竞争性谈判小组或询价小组

竞争性谈判小组或询价小组由资产管理处、监察部门、业务主管部门、使用部门负责人及专家组成,一般为5人以上单数。评审专家人数不能少于三分之二。

(二)制定相关文件并发布公告信息

由公开招标失败后转为竞争性谈判和单一来源采购可以沿用原有的招标文件。

对于询价采购,资产管理处采购中心负责起草询价采购文件,明确询价采购的内容及评定成交的标准等,报采购工作小组审核批准。

确定为竞争性谈判采购方式的项目,由资产管理处在学校主页的通知公告和资产管理处主页的采购信息栏发布采购公告,公告时间一般为5天。确定为单一来源谈判、询价采购方式的发布信息公示。公告或公示内容包括采购人、项目内容、技术要求、采购方式、公告期限等。

(三)确定参与谈判的供应商

竞争性谈判确定不少于三家的供应商参加谈判,也可邀请符合条件的原有投标人作为谈判对象。

单一来源谈判由资产管理处与使用部门邀请单一来源供应商为谈判对象。

询价采购由资产管理处与使用部门或项目主管部门协商,选出不少于三家符合资格条件的供应商,经采购工作小组审核批准,并由资产管理处采购中心向其发出《询价采购通知书》。

(四)谈判

在学校监督部门的监督下,采购工作小组按照采购文件规定的时间、地点组织谈判会议。谈判前由监督部门指派的监督人会同资产管理工作人员核验投标人的身份及资质并请供应商检验响应文件密封情况,无问题时方可拆启响应文件,由会议主持人宣布各供应商响应报价。

谈判小组专家和使用部门负责人对供应商提交的响应文件中技术部分进行集中与单一咨询或质疑,供应商现场释疑并就有关事项(价格、配置、服务等)作出书面承诺。

谈判小组集中或单一与供应商分别进行谈判。谈判过程中不得透露其它供应商的技术资料、价格和其它信息。竞争性谈判可进行多轮报价谈判。

单一来源采购谈判小组与唯一供应商进行谈判。

询价采购谈判小组要求被询价的供应商一次性报出不得更改的供货价格。一般不再谈判,必要时由询价小组集体与供应商进行谈判。

若上述谈判的文件或内容有实质性变动,应经过采购工作小组确认后,以书面形式通知供应商并存档备案。

(五)确定成交供应商

谈判结束后,所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价,谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,提出书面谈判结果报告,阐明对供应商的比较意见,推荐成交供应商。

询价采购成交原则与竞争性谈判一样,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

(六)成交结果公示

采购工作小组按照谈判小组的评审结果,在2日内对排名第一的成交供应商在商洛学院网站进行公示,公示期为3天。

(七)发出成交结果通知书

公示期结束后,如无异议,采购工作小组应在3个工作日内向成交供应商发出成交结果通知书。如供应商或相关部门对公示结果有异议,必须书面向学校采购工作小组提出,学校采购工作小组会同学校监督部门、项目主管部门进行认真核实后书面答复。必要时请谈判小组重新确定成交候选人或重新组织该项目采购活动。

第二十三条 供应商的资格审查及产品考察

所有采购方式进入正式采购会议前,资产管理处应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证、产品质量证明书、年度审验说明书、产品质量检验或鉴定报告等。

对于采购金额较大的项目,必要时,应派考察组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等情况进行实地考察。在考察的基础上应形成考察报告,提交采购工作小组。

供应商有如下行为时应取消其参与投标资格:

1、提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;

2、采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;

3、向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;

4、偷梁换柱、供应假冒伪劣商品的;

5、采取其它不正当竞争手段的。

资产管理处应根据需要对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

第二十四条 合同签订与实施

(一)采购项目确定中标(成交)供应商后,资产管理处依据采购工作小组发出的中标通知书(成交结果通知书)组织使用部门与中标(成交)供应商进行合同洽谈并草拟合同,并在成交通知书发出后7日内按照《商洛学院合同管理办法》规定签订合同。

订立合同应严格履行规定的程序,由资产管理处、监察处、财务处、使用部门等共同制定合同具体条款,资产管理处和财务处对商务部分负责,使用部门对技术部分负责,监察处和审计处对程序负责。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同份额一般至少一式七份,资产管理处、财务处、审计处、监察处、使用部门、供应商和档案室各一份,具有同等法律效力。

(二)合同签订后,中标(成交)供应商按照招标(谈判)文件的规定提交的投标(谈判)保证金转为履约保证金。项目完成后,经验收合格,由使用部门签署意见并交采购工作小组备案后,学校无息退还中标(成交)供应商履约保证金。

合同签订时限自中标或成交通知之日起一周之内。合同一旦签订,任何一方不得擅自变更和终止合同,否则有过错的一方应承担赔偿责任,双方都有过错的,应各自承担相应的责任。

合同履行由资产管理处和使用部门共同监督实施,如出现不能或不能完全履行时,资产管理处应及时采取措施减少损失;因变更需修改原实质性条款的,需双方协商一致后,形成补充合同。确需解除原合同,应报请分管校领导同意。

第二十五条 项目的变更

在项目合同签定并实施项目建设过程中,使用部门因相关特殊原因提出项目中个别设备、材料因使用要求发生变更的,由使用部门提出书面变更申请,填报《商洛学院设备采购项目变更申请表》,经监察、审计、资产、财务及业务主管部门(领导)审核同意后实施变更,《变更申请表》作为项目合同的补充部分享有同等权力。项目变更增加部分不得超过该项目原合同总价的5%。

第二十六条 物资设备验收和付款

对于单纯物资采购活动,货到入库前必须由资产管理处组织该项目采购小组成员,根据供货清单对供货数量、规格型号、产地品牌、质量标准、外观配置等方面情况进行验收,填报《商洛学院物资设备采购验收单》,并在“验收情况”栏内注明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时,应做退货处理。

对于要求安装调试、施工的设备或物资项目,在项目建设完成并运转正常后,资产管理处组织该项目采购小组成员总体验收,按合同清点设备,由供应商及使用部门现场演示运行设备,填写《商洛学院物资设备采购施工竣工验收单》,由使用部门认定使用情况,参与验收人员签字。

付款要与合同履行进度情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。财务处办理物资设备采购付款手续时,必须以合同条款、合同指定的银行账号及付款方式、会签的《商洛学院物资设备采购验收单》、《商洛学院物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

第二十七条 采购文件材料整理归档

采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。采购文件主要包括:采购计划审批表、招投标文件、投标报价书、报价单、合同书、验收单和会议记录等,资产管理处专人负责及时归档备案,项目完成后交学校档案室,采购文件档案至少保存15年。

第五章 纪律和监督

第二十八条 采购活动纪律要求

(一)采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人裁决;

(二)参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商,不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;

(三)学校采购监督人员不得进行独立的具体采购活动;经办采购的人员不能独立的进行合同的审核及货物的验收;参与采购的人员不得借经手人之机,对采购的物品、工程及服务加价。

(四)学校采购项目及标准的制定应与采购方式、程序分开,并严格执行,任何人不得违反本办法要求采购人向其指定的供应商采购。

(四)参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请、交通工具、旅游、休闲等;

(五)供应商的一切让利性承诺均应反映在订立合同之中。

第二十九条 采购工作小组的工作要接受学校相关业务管理机构监督检查。采购活动的监督方式由学校监察部门根据情况需要确定,检查的主要内容是:

(一)有关法律、规章制度执行情况;

(二)采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;

(三)参与采购管理及集中采购程序的执行情况;

(四)采购信息公告情况;

(五)评审专家的使用情况;

(六)对供应商询问和质疑的处理情况;

(七)采购合同的订立和资金支付情况;

(八)采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

第三十条 学校监察部门对物资设备采购实施全程监督,对大宗物资设备采购实行监督报告制度,根据工作需要适时形成采购活动监察报告,反映采购活动的真实情况,对采购活动作出监察评议,提出监察建议或意见。

第六章 责任追究

第三十一条 学校采购工作中,所有涉及采购的人员或部门有下列违规行为的,责令限期改正,对严重违规采购的部门负责人和其他直接责任人处采购价值10% 的罚款;并按干部管理有关规定给予行政或党纪处分。下列行为属于违规行为:

(一)违反集体采购原则或与不合格的供应商私自成交的;

(二)违反采购工作程序,规避监督检查的;

(三)向投标人透漏采购标底等保密信息的;

(四)接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;

(五)不按本规定执行擅自采用其他方式采购的;

(六)擅自提高采购标准,改变采购目录的;

(七)不签订采购合同的;

(八)不履行学校采购管理规定的其他行为;

第三十二条 采购活动按照“谁的职责,谁签字;谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见,认定为“认同意见”。

第三十三条 采购监督及管理人员在实施监督检查中,违反本办法滥用职权,玩忽职守或徇私舞弊,依据有关规定给予行政处分,构成犯罪的依法追究刑事责任。凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

第七章 附 则

第三十四条 本办法由资产管理处负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起实施,原《商洛学院物资设备采购管理暂行办法》(商院〔2006〕28号)同时废止。

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